Podróże służbowe

Szczegółowe informacje dotyczące podróży zagranicznych: strona Biura Współpracy z Zagranicą UW

Zakup biletów i usługi wizowania:

Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych, promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów.

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

• wypełnić wniosek wyjazdowy (sprawdzając wcześniej wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg)
• zarezerwować bilet w WhyNotTravel i zamówić go za pomocą formularza zlecenie zakupu biletu lub zlecenie zakupu biletu tanią linią lotniczą
• zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz
  Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski. W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną
• ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej – ubezpieczenie obejmuje również zdarzenia powstałe wskutek zakażenia koronawirusem, w szczególności COVID-19, niezależnie od stanu ogłoszonej pandemii lub epidemii)

UWAGA: Pracownicy i studenci UW wyjeżdżający za granicę, członkowie ich rodzin oraz osoby towarzyszące mogą na okres wyjazdu, na preferencyjnych warunkach, przystąpić do ubezpieczenia kosztów leczenia i assistance poza granicami RP oraz ubezpieczenia: NNW, OC i Bagażu w STU ERGO Hestia SA, na podstawie polisy otwartej numer 436000238548. 

W celu zgłoszenia się do ubezpieczenia należy wypełnić wniosek podpisać go (wnioski za niepełnoletnie dzieci podpisują ich rodzice) i przesłać na poniższy kontakt:
Emilia Rzeszotek, e-mail: emilia.rzeszotek@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 23 345

Oferta ubezpieczenia ERGO HESTIA
Szczegóły ubezpieczenia SWU ERGO HESTIA
Ubezpieczenie biznes&podróż
Statut Stowarzyszenia Horyzont Pro

Szczegółowe informacje na temat ubezpieczenia: strona Biura Współpracy z Zagranicą

UWAGA: Pracownik UW planujący zagraniczną podróż służbową powinien dodatkowo złożyć w Sekcji Finansowej podanie o urlop naukowy w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych lub szkoleniowych. Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.

Wyjazdy krajowe rozliczane są po powrocie na podstawie:

• Wypełnionego polecenia wyjazdu służbowego: druk
• Faktur wystawionych na dane UW:

Uniwersytet Warszawski
Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

UWAGA: Termin na rozliczenie wyjazdu upływa 14 dni po powrocie.

W ramach rozliczenia wyjazdu krajowego można rozliczyć:

• Dojazdy
  Zakup biletów:

Bilety na połączenia krajowe kupowane są przez pracowników naukowych we własnym zakresie. Bilety należy zachować do rozliczenia. Poniesione koszty zostaną zwrócone wraz z pozostałymi wydatkami rozliczanymi delegacją.

Rozliczenie:

Do rozliczenia potrzebne będą bilety kolejowe lub autobusowe, (ewentualnie faktury za zakup biletów). Jeśli bilety zostały opłacone przelewem, należy dołączyć potwierdzenie przelewu.

Rozliczenie dojazdu własnym samochodem jest możliwe wyłącznie po podpisaniu umowy o użytkowaniu pojazdu prywatnego do celów służbowych, wzór umowy  i  przedstawieniu ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówka.

Uwaga: Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy.

Zarządzenie Rektora UW nr 61: https://www.monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Attachments/4200/M.2017.239.Zarz.61.pdf

• Noclegi
  Do rozliczenia noclegów potrzebna jest faktura wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Istnieje również możliwość rozliczenia noclegu ryczałtem. Wysokość ryczałtu wynosi 45zł/noc.
• Diety
  Wysokość diety wynosi 30zł/dzień. Pełna dieta jest wypłacana wyłącznie wtedy, gdy ani organizator konferencji, ani hotel nie zapewnia posiłków. Jeżeli posiłki były zapewnione, dieta ulega zmniejszeniu o 7,50 zł w przypadku śniadań i kolacji, o 15 zł w przypadku obiadów.

UWAGA: Informację dotyczącą posiłków należy umieścić na dole druku delegacji (nie ma na to specjalnie przygotowanego miejsca).

• Ryczałt komunikacyjny
  W przypadku korzystania z przejazdów komunikacją publiczną w miejscu delegacji, przysługuje ryczałt w wysokości 6zł/dzień. Do jego rozliczenia nie są potrzebne żadne dokumenty.
• Opłata konferencyjna
  Podstawą do rozliczenia opłaty konferencyjnej jest faktura wystawiona na dane Uniwersytetu Warszawskiego. Jeżeli dokument nie został dostarczony wcześniej, należy ją dołączyć do wypełnionej delegacji, na której na dole druku należy umieścić informację o chęci otrzymania zwrotu na konto. Pracownicy nieetatowi (współpracujący w oparciu o umowę zlecenie lub dzieło), studenci oraz doktoranci powinni wpisać także swój numer konta.

Zakup biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych, autobusowych i promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019, w dniu 30 kwietnia 2020 r. została podpisana z Biurem WhyNotTravel  sp. zo.o. sp. k. umowa nr DZP-362-106/2019. Umowa została zawarta na podstawie art 10 ust. 1 Ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

Umowa została zawarta na 3 lata i obowiązuje od 3 września 2020 r. do 3 września 2023 r. lub do wyczerpania kwoty wymienionej w umowie.

W dniu 16 czerwca 2020 r. podpisany został Aneks nr 1 do Umowy nr DZP-362-106/2019, zmieniający formę zabezpieczenia należytego wykonania umowy z pieniądza na gwarancję ubezpieczeniową.

1. Zgodnie z §4 ust. 3 umowy opłaty transakcyjne wynoszą odpowiednio:
   • 0,01 PLN brutto za wystawienie i dostarczenie jednego biletu,
   • 57,81 PLN brutto za pośrednictwo wizowe

2. Nie zmienia się procedura zakupu biletów ani zasady postępowania w przypadku znalezienia oferty o min. 3% tańszej.
3. Obowiązują zmodyfikowane druki zleceń zakupu biletów i wiz (zlecenie zakupu biletu, zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą)

UWAGI

1. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu lub zamiaru kupna biletu w innym biurze lub bezpośrednio u przewoźnika, należy wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: monika.dabrowska@adm.uw.edu.pl lub anna.sadecka@adm.uw.edu.pl) z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze /u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.
2. Zgodnie z umową zawartą z WhyNotTravel, faktura może być wystawiona na Uniwersytet Warszawski tylko w przypadku opłaty należności przelewem bankowym.
3. Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i autobusowych.
4. Podstawą wystawienia biletu jest złożenie w WhyNotTravel  przez osobę wyjeżdżającą pisemnego zamówienia, którym jest formularz Zlecenie zakupu biletu, podpisany przez osobę wyjeżdżającą, kierownika jednostki UW oraz osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe lub, jeżeli dotyczy, Zlecenie na zakup biletu na przelot tanią linią lotniczą.
5. Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą WhyNotTravel prosimy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą, do p. Moniki Dąbrowskiej, e-mail: monika.dabrowska@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 009.

Promocje specjalne

Firma WhyNotTravel nie ma możliwości zakupu biletów oferowanych przez poszczególne linie lotnicze w ramach ich własnych promocji specjalnych.
Promocje te polegają na wpisaniu w trakcie rezerwacji kodu zniżkowego (np. z okazji Walentynek, Dnia Kobiet) i są dostępne jedynie na stronie internetowej przewoźnika.

Wizowanie paszportów

Usługa wizowania paszportów dotyczy uzyskiwania wiz z obowiązkiem złożenia dokumentów w przedstawicielstwie konsularnym lub centrum obsługi wiz. Nie dotyczy wiz uzyskiwanych drogą elektroniczną (e-wizy) lub w miejscach przekroczenia granicy danego państwa.
Pośrednictwo wizowe: tel. 22 465 91 88, e-mail: uw@whynottravel.pl.

___________________________________________________________________________________________________________________________________

Kontakt do koordynatora ds. mobilności w CNBCh UW:

Dr Marcin Strawski
e-mail: marcin@chem.uw.edu.pl
pokój nr: 0.111b
tel. : 22 55 26 458

W celu umówienia spotkania, proszę o kontakt mailowy z wyprzedzeniem.

_______________________________________________________________________________________________________________________________

Informacje dla pracowników zainteresowanych wyjazdami w ramach programu Erasmus+ znajdują się tutaj: